Je hebt er vast al van gehoord, of bent er als Belgisch merk al druk op aan het voorbereiden; elektronische facturatie. Maar wat houdt het precies in, wat moet je ervoor regelen en wanneer is het voor jouw merk van toepassing? Dat leggen we je in dit artikel graag uit.
Wat is e-facturatie?
Elektronische facturatie, of e-facturatie, wordt in steeds meer Europese landen de standaard voor zakelijke transacties. E-facturatie betekent dat facturen in een gestructureerd, digitaal formaat worden verstuurd dat automatisch door boekhoudsystemen kan worden verwerkt. Anders dan traditionele facturen in pdf-formaat of op papier zijn deze facturen machineleesbaar. Vooral in de fashion, waar facturen voor kleding, schoenen en accessoires vaak in grote volumes worden verzonden, biedt e-facturatie voordelen zoals efficiëntie, minder fouten en snellere verwerking. En last but not least, het zorgt ervoor dat je compliant bent met wet- en regelgeving.
Wanneer wordt e-facturatie verplicht?
Wanneer je compliant moet zijn met wet- en regelgeving verschilt nog wel heel erg per land. Waar in Nederland en Duitsland de deadlines nog even op zich laten wachten, bijten België en Denemarken de spits af met een verplichting vanaf 1 januari 2026.
Een beknopt overzicht per land:
- België: Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen e-facturen kunnen verzenden en ontvangen voor B2B-transacties. De Belgische overheid heeft voor het Peppol-netwerk gekozen als standaard.
- Denemarken: Vanaf 1 januari 2026 moeten alle bedrijven in Denemarken voldoen aan de e-facturatievereisten voor B2B-transacties. Ook Denemarken maakt gebruik van het Peppol-netwerk.
- Duitsland: In Duitsland moeten bedrijven al sinds 1 januari 2025 B2B e-facturen kunnen ontvangen volgens de Europese standaard EN 16931. De plicht om te verzenden wordt gefaseerd ingevoerd: voor grote bedrijven vanaf 2027, volledig voor alle bedrijven naar verwachting begin 2028.
- Nederland: Voor B2B is e-facturatie nog vrijwillig. Onder het EU-initiatief ViDA wordt het vanaf 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Er wordt nog bekeken wanneer in Nederland zelf B2B e-facturatie verplicht kan worden gemaakt.
Voordat we in meer detail inzoomen op de verplichtingen in België zullen we eerst wat definities en standaarden uitleggen.
Wat is ViDA?
ViDA, staat voor VAT in the Digital Age en is een Europese regeling die het btw-proces digitaliseert en stroomlijnt. Het doel is dat bedrijven binnen de EU grensoverschrijdend e-facturen kunnen verzenden en ontvangen in een gestandaardiseerd, machine-leesbaar formaat. ViDA maakt het makkelijker voor bedrijven om btw-aangiften te automatiseren, fouten te verminderen en sneller betalingen te verwerken. Voor Nederlandse fashion merken betekent dit dat ze tijdig hun systemen moeten voorbereiden op e-facturatie voor zowel binnenlandse als internationale klanten.
Wat is de Europese standaard EN 16931?
EN 16931 is de officiële norm voor gestructureerde elektronische facturatie binnen de Europese Unie, die bedrijven in staat stelt om e-facturen gestandaardiseerd, betrouwbaar en btw-compliant te verwerken. Door te voldoen aan deze norm kunnen facturen tussen bedrijven en overheden elektronisch en automatisch verwerkt kunnen worden, ongeacht het land. Een aantal kenmerken zijn: de machineleesbaarheid, de XML-structuur en de verplichte BTW-velden. Landen mogen nationale aanvullingen maken, maar de kern blijft EU-compatibel.
Wat is Peppol?
Peppol is de internationale standaard als uitwisselingsnetwerk voor e-facturatie. Peppol zorgt ervoor dat de e-factuur veilig bij de ontvanger aankomt. Met het Peppol BIS 3.0 formaat kun je EN 16931 facturen transporteren. Om Peppol te kunnen gebruiken heb je een ‘access point’ nodig waarmee de facturen correct richting Peppol gestuurd worden.
België in detail: verplichte e-facturatie vanaf 2026
Zoals gezegd loopt België voorop met een wettelijke verplichting per 1 januari 2026. Vanaf dat moment moeten alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen elektronisch en gestructureerd worden verzonden. Elk modemerk dat samenwerkt met Belgische klanten wordt dan dus verplicht e-facturen te verzenden. Daarbij heeft de Belgische overheid als standaard voor het Peppol-netwerk gekozen.
Verzenden van e-facturen als wholesaler
Om wat voor soort e-facturen gaat het dan als wholesaler?
- Facturen bij het verkopen van kleding, accessoires of schoenen aan winkels, agentschappen of distributeurs (B2B)
- Commissionaire- of agentenfacturen
- Bij doorfactureren aan een partner, denk aan marketingkosten, transport, fotoshoots, showrooms
- Bij het versturen van creditnota’s naar een klant (B2B).
Facturen aan particulieren (B2C) vallen niet onder deze verplichting en daar is op het moment van schrijven ook nog geen deadline voor bekend.
Subsidie voor Belgische merken
Om de overstap naar e-facturatie te vergemakkelijken, heeft de Belgische overheid ook fiscale stimulansen voor éénmanszaken en kmo’s (kleine of middelgrote onderneming). Zo is de investeringsaftrek voor digitale investeringen sinds 1 januari 2025 verhoogd tot 20%. En kunnen kleine kmo’s en zelfstandigen van 2024 tot en met 2027 een verhoogde kostenaftrek toepassen van 120% op bepaalde uitgaven die rechtstreeks verband houden met e-facturatie. Dit geldt bijvoorbeeld voor abonnementsformules voor factureringspakketten en advieskosten om aan de nieuwe verplichtingen te voldoen. Meer info hierover vind je op deze pagina van efactuur Belgium.
E-facturatie via Itsperfect
Op dit moment zijn we een integratie aan het ontwikkelen met een Peppol Access Point, deze staat gepland voor Itsperfect versie 5.1. Zodra deze integratie staat, kun je je bedrijf aanmelden bij dit Peppol Access Point om met hen rechtstreeks een contract af te sluiten voor een bundel van te verzenden facturen. De doorlooptijd hiervan is circa drie weken, waardoor je voor 1 januari alles in place kunt hebben. Voor de integratie zelf vragen we geen kosten, we kiezen ervoor om een connectie te leggen met een preferred partner om onze klanten te ontzorgen. Je vindt deze integratie na de release van 5.1 kosteloos in onze App Store. Wil je aan de slag met een ander access point? Dan dien je deze zelf te (laten) ontwikkelen en betaal je de gebruikelijke kosten voor de API.
Voor de volledigheid; het verzenden van e-facturen verloopt via Itsperfect, het ontvangen van e-facturen loopt via je boekhoudkundige pakket.
Bronnen: