<Case Study>

Wie der Vertriebspartner Wolvenberg sein Händlernetz an E-Commerce und Logistik anbindet

Der Name Wolvenberg ist vielleicht nicht jedem sofort ein Begriff, aber die Marke Castelli lässt das Herz eines jeden Radsportlers höher schlagen. Zumal Remco Evenepoel vom Team Quick-Step Alpha Vinyl, dessen offizieller Partner Castelli ist, die Vuelta gewann und Weltmeister wurde. Auch das semiprofessionelle Radteam von Volker Wessels punktet mit Castelli-Radbekleidung. Sie gewannen in diesem Herbst die Slowakei-Rundfahrt und den GP Rik van Looy. In sportlicher Hinsicht ist Wolvenberg also auf einem guten Weg, aber wie verwaltet dieser Vertriebspartner für Radsportbekleidung seine Prozesse im Hintergrund? Und können Modemarken etwas von diesem Ansatz lernen?

Um das herauszufinden, reisen wir nach Kontich, Belgien, wo Wolvenberg seit fast 45 Jahren tätig ist. Wir sprechen mit Laurent Baeyaert (E-Commerce-Manager), Toon Geukens (Betriebsleiter) und Wouter Weytjens (Geschäftsführer) über Zusammenarbeit, Qualität, Innovation und die Konzentration auf das Geschäft. Und natürlich über ihre Leidenschaft für den Radsport.

Eine andere Disziplin?

Mit einem 30-köpfigen, sportlichen Team konzentriert sich Wolvenberg auf den Import und Vertrieb von Fahrradbekleidung. Als exklusiver Vertriebspartner der Marken Castelli, Sportful, Roeckl, Uvex, HJC, Sealskinz und Born liegt der Fokus auf Qualität und langfristiger Zusammenarbeit. So arbeiten sie beispielsweise seit 35 Jahren mit den italienischen Marken Castelli und Sportful zusammen. Jede Woche gibt es zwei Transporte. Diese liefern dann noch am selben Tag an die 200 Händler in den Benelux-Ländern. Logistik und Vertrieb spielen daher bei Wolvenberg eine wichtige Rolle.

Woran man vielleicht nicht sofort denkt, wenn man das traditionelle gelbe Trikot und das gepunktete Trikot sieht, ist, dass Radsportbekleidung auch mit Jahreszeiten und Kollektionen funktioniert.

Wouter: „Wir arbeiten mit zwei Jahreszeiten, Winter und Sommer. Die Vorbestellungen nehmen wir etwa sieben Monate vor der Saison auf. Wir arbeiten auch mit Direkthandel, aber konzentriert zu Beginn der Saison. Für den Sommer beginnen wir Ende Januar mit der Auslieferung, und Ende März ist alles draußen.“

Zukunftssichere Software für Kernprozesse

Um alle Vertriebs- und Logistikprozesse effizienter zu organisieren und selbständiger zu arbeiten, wurde ein neues System für das Backoffice benötigt.

Toon: „SAP Business One reichte mit der Zeit nicht mehr aus, wir suchten nach einem System, das zukunftsorientierter ist. Bei dem auch weniger Entwicklung nötig ist. Plus Links zu B2B- und B2C-Möglichkeiten. SAP hatte sein System mit vielen anderen Anbietern, die wir auch noch verbinden mussten, um ein schönes Ganzes zu erhalten. Dadurch waren viele Anpassungen und Beratungsstunden nötig.”

Laurent: „Wenn wir etwas ändern wollten, mussten die verschiedenen Parteien zusammenarbeiten, und das war nicht immer einfach. Dann wollten sie Dinge nicht umsetzen, weil sie zu große Auswirkungen auf ihr eigenes System hatten. Zudem haben wir festgestellt, dass es sehr wichtig für uns ist, dass wir so viel wie möglich selbst mit den Systemen arbeiten können. Dabei wollten wir nicht – in IT-Jargon ausgedrückt – immer ein Ticket an den Support schicken müssen, um das Problem zu lösen.“

ERP-System mit Erfahrung in der Modebranche

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung suchten Toon und Laurent ausdrücklich nach einem ERP-Komplettpaket mit Erfahrung in der Modebranche.

Toon: „Mit Farben, Größen und Saisons. Auch die Preise sind eine Herausforderung, denn es handelt sich um eine Mischung aus verschiedenen Preisen während der gesamten Saison. Aktuelle Preise während des Nachbestellungszeitraums und neue Preise, die während des Vorbestellungszeitraums gelten. Also im Grunde zur gleichen Zeit. Um es konkret zu machen: Im Januar nehmen wir Winterbestellungen für August und September entgegen. Diese Produkte haben den Preis B. Im Februar hingegen beginnt die Sommersaison, und dasselbe Produkt kann dann den Preis A haben.“

Eine Herausforderung, die viele Modemarken und Vertriebspartner erkennen werden. Aber wie findet man die richtige Lösung? Dafür hatte Wolvenbergs Team keine schnelle Lösung parat. Um die richtige Wahl zu treffen, wurden sechs ERP-Anbieter von maßgeschneiderten bis hin zu bestehenden SaaS-Lösungen eingeladen. Am Ende machte Itsperfect den besten Eindruck.

Laurent: „Bei der Auswahl fühlten wir uns oft in die 90er Jahre zurückversetzt. Vor allem, was „Look & Feel“ und Benutzerfreundlichkeit betrifft. Ihr Schwerpunkt war auch nicht unbedingt die Modeindustrie. Das war eine Voraussetzung für uns, dass die Partei, mit der wir zusammenarbeiten, über alle schwierigen Datenprobleme der Modebranche Bescheid weiß. Itsperfect war auch der einzige Anbieter mit einer direkten Verbindung zum B2B-Webshop, der vollständig integriert ist.“

Wolvenberg entschied sich für das ERP-System für alle Kernprozesse, das B2B-Portal für Händler, das Lagerverwaltungssystem (WMS) für das Lager und eine Verknüpfung mit Shopify für den Webshop. Nach mehreren Monaten intensiver Zusammenarbeit wurde das System Anfang dieses Jahres in Betrieb genommen. Der Unterschied war sofort spürbar.

Laurent: „Wir können jetzt direkt eine Verknüpfung mit Marketplaces, mit Speditionspartnern und mit unseren Webshops herstellen. Vor kurzem haben wir PowerBI installiert, das auch eine Datenverbindung mit Itsperfect herstellt. Unser Finanzleiter ist sehr zufrieden mit der Verbindung zu Exact, unserem Buchführungspaket. Wir arbeiten jetzt auch mit der automatischen Rechnungsstellung, dem Kassensystem, dem Debitorenmanagement. All das war vorher nicht oder nicht so umfangreich möglich.“

Reibungslose Logistik mit integrierter Lagersoftware

Es überrascht nicht, dass der größte Teil der Räumlichkeiten von Wolvenberg für das Lager reserviert ist. Jährlich werden etwa 500.000 Artikel bearbeitet, sowohl für Händler als auch für Verbraucher. Mit 9.000 Standorten und rund 180.000 Artikeln auf Lager ist eine gute Lagersoftware kein Luxus. Toon Geukens, der für die Kundenbetreuung und das Lager verantwortlich ist, weiß das alles. Deshalb hat er sich bewusst für das integrierte WMS von Itsperfect entschieden.

Toon: „Das vorherige WMS war etwas älter, weniger umfangreich und weniger leicht zu verfolgen. Die verschiedenen EDI-Konnektoren, die verfügbaren Anwendungen zur Bereitstellung von Erweiterungen. All dies ist natürlich eine große Verbesserung gegenüber früher, denn damals mussten regelmäßig Anpassungen vorgenommen werden.“

Die Verbindung zu B2B, die APIs zum Webshop und die Verfolgung von Kommissionierungsübersichten im WMS machen ebenfalls einen großen Unterschied. Insbesondere bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit.

Toon: „Das Lager und die Kundenbetreuung haben eigentlich den gleichen Überblick über die Kommissionierung. Sie sprechen also sofort dieselbe Sprache, so dass eine reibungslose Zusammenarbeit möglich ist. Die Scanner funktionieren sehr intuitiv, mit ein paar Knopfdrücken hat man einen Auftrag kommissioniert. Auch das Umlagern, Kontrollieren und Einlagern der Bestände funktioniert reibungslos. Da es in der Cloud funktioniert, kann man es auf jedem Scanner installieren. Es ist sofort einsatzbereit.“

Dennoch gibt es immer Raum für Optimierungen. Grund genug, die vierteljährlich erscheinenden neuen Funktionen genau im Auge zu behalten.

Toon: „Diese Freigabemitteilungen sind immer sehr interessant. Wir sind gerade dabei, die App auf voraussichtliche Liefertermine und Kundenaufträge hin zu untersuchen, um unseren Kunden noch bessere Einblicke in zukünftige Lieferungen zu geben.“

Was Innovationen betrifft, so liegt der Schwerpunkt derzeit auf dem Händlernetz mit rund 200 Händlern in den Benelux-Ländern.

Toon: „Wir sind dabei, so vielen Kunden wie möglich zu helfen, digitaler zu werden und besser zusammenzuarbeiten. Unsere 15 größten Händler beschäftigen sich zwar mit Automatisierung, aber hauptsächlich mit ihrem eigenen Paket. Sicherlich versuchen wir jetzt, einen Fuß in die Tür zu bekommen, um sie in dieser Hinsicht zu unterstützen. So können wir auch ein besserer Anbieter sein.“

E-Commerce in voller Fahrt

Auch beim E-Commerce wurden zukunftssichere Entscheidungen getroffen. Während Wolvenberg zuvor einen eigenständigen B2B-Webshop verwendete, ist das neue Portal vollständig in das ERP-System integriert. Das bietet eine Reihe von Vorteilen, sagt Laurent Baeyaert, der für E-Commerce und digitales Marketing zuständig ist.

Laurent: „Bisher konnten unsere Händler Nachbestellungen und Vorbestellungen nicht auf einer Plattform platzieren. Jetzt wechseln sie die Saison einfach oben mit einem Schalter. Es funktioniert ganz einfach. Außerdem gibt es viele Dinge, die im Gegensatz zu früher jetzt möglich sind. So können die Händler die ausstehenden Rechnungen in ihrem eigenen Account sehen, den Status ihrer Bestellungen, wie viel bereits geliefert wurde. Außerdem können sie Dokumente wie z. B. Lieferscheine herunterladen. Es ist für die Händler viel transparenter geworden.“

Dabei hat jeder angeschlossene Händler seine eigene B2B-Umgebung, in der für jeden Händler festgelegt wird, welche Marken er sieht und bestellen kann.

Neben dem B2B-Webshop, der nach wie vor den größten Teil des Geschäfts ausmacht, hat Wolvenberg auch einen eigenen Webshop: Passionforcycling.com. Über diese Plattform verkauft Wolvenberg in den Benelux-Ländern.

Laurent: „Mit Passionforcycling wollen wir die digitale Erweiterung unseres Händlernetzes sein. Oft haben sie nicht die Ressourcen oder die Zeit, ihren eigenen Webshop zu verwalten. Wir wollen sie dabei unterstützen, um unsere Marken noch stärker zu vermarkten.“

Teil dieser Strategie ist die Präsenz in den sozialen Medien, wobei Strava natürlich genau das richtige für die sportliche Zielgruppe ist. Als Marketplace sind einige der Produkte jetzt auch auf Bol.com zu finden.

Laurent: „Wir glauben wirklich an einen Omnichannel-Ansatz. Zum Beispiel durch die Implementierung von Click & Collect in unserem Webshop. So können die Verbraucher Bestellungen aufgeben und sich die Pakete zu einem Händler in ihrer Nähe liefern lassen, was wiederum zu mehr Kundenverkehr führt.“

Wenn es um die Zukunft geht, braucht sich für Laurent nicht viel zu ändern, was die Ausrichtung, die Produktpalette und die Marken betrifft.

Laurent: „Wir wollen uns als Spezialisten auf dem Markt weiterentwickeln und unsere Marken weiter ausbauen. Dabei schauen wir natürlich mehr und mehr auf Daten. Dabei suchen wir stets nach Möglichkeiten, konstruktiver und transparenter mit unserem Händlernetz zusammenzuarbeiten. Das ist nach wie vor das Wichtigste für uns.“

Gemeinsame Leidenschaft für Qualität und Service

Wolvenberg legt Wert auf Qualität und Service und hat mit Itsperfect einen guten Kooperationspartner gefunden.
Wouter: „Das Paket ist umfassend. Wenn man etwas sucht, findet man es normalerweise bei Itsperfect. Es ist intuitiv und logisch aufgebaut.“

Laurent: „Man merkt, dass das Team von Itsperfect für die Geschehnisse auf dem Markt offen ist. Mit immer wieder neuen Versionen mit tollen Funktionen. Damit haben wir eine gute Möglichkeit, darauf aufzubauen. So bleiben wir innovativ und zukunftsorientiert.“

Gemeinsam schlauer werden

Mit dem Go-Live des kompletten ERP-Systems wurden nicht nur die Weichen in Richtung mehr Autonomie gestellt. Auch die Zusammenarbeit und das gegenseitige Lernen sind von großem Wert.

Laurent: „Uns kommt es wirklich so vor, als ob wir gemeinsam schlauer werden. Wir sollten auch nicht denken, dass es in der Modeindustrie nichts mehr zu lernen gäbe. Itsperfect arbeitet mit vielen Kunden aus der Modebranche zusammen, die ebenfalls eine sehr gute Arbeitsweise entwickelt haben. Das führt dann zu neuen Funktionen. Das ist ein wirklich guter Weg für uns, um bei allem, was wir tun, besser zu werden.“

Wouter: „Ich stelle nur fest, wenn die Software nicht jeden Tag das Gesprächsthema ist – ein Zeichen dafür, dass sie funktioniert – dann können wir uns mit unserem Business beschäftigen. Sie unterstützt uns bei der Erneuerung und Anpassungen. Wir können unseren Geschäften nachgehen und Itsperfect hilft uns dabei. Dabei werden wir nicht durch Störungen oder Mängel behindert.“

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