Sie haben sicher schon davon gehört, oder bereiten sich als in Belgien aktive Modemarke vielleicht schon darauf vor: die elektronische Rechnungsstellung. Doch was genau bedeutet das, welche Schritte sind notwendig und ab wann betrifft es Ihr Unternehmen? Das erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Was ist E-Rechnungsstellung?
Elektronische Rechnungsstellung – oder kurz E-Rechnungsstellung – wird in immer mehr europäischen Ländern zum Standard für geschäftliche Transaktionen. Dabei werden Rechnungen in einem strukturierten, digitalen Format versendet, das automatisch von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu klassischen Rechnungen im PDF-Format oder auf Papier sind E-Rechnungen maschinenlesbar. Besonders in der Fashionbranche, in der Rechnungen für Kleidung, Schuhe und Accessoires häufig in großen Mengen ausgestellt werden, bringt die E-Rechnungsstellung klare Vorteile: mehr Effizienz, weniger Fehler und eine schnellere Verarbeitung. So bleibt Ihr Unternehmen stets gesetzeskonform.
Wann wird die E-Rechnungsstellung verpflichtend?
Wann Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen müssen, hängt stark vom jeweiligen Land ab. Während die Fristen in den Niederlanden und Deutschland noch etwas auf sich warten lassen, gehen Belgien und Dänemark voran: Dort wird die E-Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend.
Ein kurzer Überblick pro Land
- Belgien: Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien E-Rechnungen für B2B-Transaktionen senden und empfangen können. Die belgische Regierung hat das Peppol-Netzwerk als Standard festgelegt.
- Dänemark: Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Unternehmen in Dänemark die E-Rechnungsanforderungen für B2B-Transaktionen erfüllen. Auch Dänemark nutzt dafür das Peppol-Netzwerk.
- Deutschland: In Deutschland müssen Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 B2B-E-Rechnungen nach dem europäischen Standard EN 16931 empfangen können. Die Pflicht zum Versand wird schrittweise eingeführt: ab 2027 für große Unternehmen und voraussichtlich ab Anfang 2028 für alle Unternehmen.
- Niederlande: Für B2B-Transaktionen ist die E-Rechnungsstellung derzeit noch freiwillig. Im Rahmen der EU-Initiative ViDA wird sie jedoch ab dem 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU verpflichtend. Wann die E-Rechnungsstellung auch innerhalb der Niederlande zur Pflicht wird, wird derzeit noch geprüft.
Bevor wir genauer auf die Anforderungen in Belgien eingehen, erklären wir zunächst einige Begriffe und Standards, die dabei eine Rolle spielen.
Was ist ViDA?
ViDA steht für „VAT in the Digital Age“ und ist eine europäische Initiative, die den Mehrwertsteuerprozess digitalisiert und vereinheitlicht. Das Ziel: Unternehmen innerhalb der EU sollen grenzüberschreitend E-Rechnungen in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format senden und empfangen können. ViDA erleichtert es Unternehmen, Umsatzsteuererklärungen zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Zahlungen schneller zu verarbeiten. Für niederländische und deutsche Modemarken ist jetzt der richtige Zeitpunkt, ihre Systeme auf E-Rechnungen vorzubereiten, national wie international.
Was ist der europäische Standard EN 16931?
EN 16931 ist die offizielle Norm für strukturierte elektronische Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union. Sie ermöglicht es Unternehmen, E-Rechnungen standardisiert, sicher und umsatzsteuerkonform zu verarbeiten. Durch die Einhaltung dieser Norm können Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden elektronisch und automatisch verarbeitet werden – unabhängig vom Land. Zu den wichtigsten Merkmalen zählen die Maschinenlesbarkeit, die XML-Struktur und die verpflichtenden Umsatzsteuerfelder. Einzelne Länder dürfen nationale Erweiterungen vornehmen, die Kernstruktur bleibt jedoch EU-kompatibel.
Was ist Peppol?
Peppol ist der internationale Standard für den Austausch von E-Rechnungen. Das Netzwerk stellt sicher, dass E-Rechnungen sicher und zuverlässig beim Empfänger ankommen. Mit dem Peppol BIS 3.0-Format können Rechnungen gemäß dem Standard EN 16931 übertragen werden. Um Peppol nutzen zu können, benötigen Sie einen sogenannten Access Point, über den Ihre Rechnungen korrekt in das Peppol-Netzwerk gesendet werden.
Belgien im Detail: Pflicht zur E-Rechnungsstellung ab 2026
Wie bereits erwähnt, ist Belgien Vorreiter und führt zum 1. Januar 2026 eine gesetzliche Pflicht zur E-Rechnungsstellung ein. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle B2B-Rechnungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien elektronisch und strukturiert versendet werden. Für Modeunternehmen, die mit belgischen Geschäftskunden zusammenarbeiten, bedeutet das: Sie sind ab 2026 verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Die belgische Regierung hat dafür das Peppol-Netzwerk als Standard festgelegt.
Versand von E-Rechnungen als Großhändler
Um welche Art von E-Rechnungen geht es also für Sie als Großhändler?
- Rechnungen beim Verkauf von Kleidung, Accessoires oder Schuhen an Einzelhändler, Agenturen oder Distributoren (B2B)
- Kommissions- oder Agenturrechnungen
- Weiterbelastungen an Partner, z. B. für Marketingkosten, Transport, Fotoshootings oder Showrooms
- Beim Versand von Gutschriften an einen B2B-Kunden
Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter diese Verpflichtung. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels ist noch kein verbindlicher Termin bekannt.
Förderungen für belgische Unternehmen
Um den Umstieg auf die E-Rechnungsstellung zu erleichtern, bietet die belgische Regierung steuerliche Anreize für Einzelunternehmen und KMU (kleine und mittlere Unternehmen). Seit dem 1. Januar 2025 wurde der Investitionsabzug für digitale Investitionen auf 20 % erhöht. Zudem können kleine KMU und Selbstständige von 2024 bis einschließlich 2027 einen erhöhten Kostenabzug von 120 % für bestimmte Ausgaben geltend machen, die direkt mit der E-Rechnungsstellung zusammenhängen. Dazu zählen beispielsweise Abonnementgebühren für Abrechnungssoftware oder Beratungskosten, um die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Website von Efactuur Belgium.
E-Rechnungsstellung mit Itsperfect
Aktuell entwickeln wir eine Integration mit einem Peppol Access Point, die für Itsperfect Version 5.1 geplant ist.
Sobald die Integration verfügbar ist, können Sie Ihr Unternehmen bei diesem Peppol Access Point registrieren und direkt einen Vertrag über ein Kontingent zu versendender Rechnungen abschließen. Die Bearbeitungszeit beträgt etwa drei Wochen, damit Sie pünktlich zum 1. Januar starten können. Für die Integration selbst fallen keine zusätzlichen Kosten an. Wir haben uns bewusst für eine Anbindung an einen Preferred Partner entschieden, um Sie so weit wie möglich zu entlasten. Nach dem Release von Version 5.1 finden Sie diese Integration kostenlos in unserem App Store. Möchten Sie lieber mit einem anderen Access Point arbeiten? Dann können Sie diesen eigenständig (oder durch einen Entwickler) anbinden und zahlen die üblichen API-Kosten.
Zur Vollständigkeit: E-Rechnungen werden über Itsperfect versendet, der Empfang erfolgt über Ihr Buchhaltungsprogramm.
Quellen: